Grupo Memorial es un grupo de servicios funerarios que opera de forma integral todo el ciclo del servicio —desde la contratación y el velatorio hasta la ceremonia, los traslados y la facturación—, atendiendo tanto a las familias como a las compañías aseguradoras de decesos. La naturaleza del negocio, en la que cada servicio es un caso único que debe coordinarse en pocas horas, moviliza simultáneamente personal, vehículos, salas de velatorio y proveedores, y está sujeto a una operativa documental y fiscal exigente. Esas características marcan las prioridades del proyecto: un sistema capaz de orquestar el servicio completo en tiempo real sin perder trazabilidad ni control contable.

El proyecto consiste en la implantación, configuración y evolución continua de un despliegue de Odoo v16 que unifica en un único sistema la gestión del servicio funerario: la apertura del expediente, la planificación de los eventos y la asignación de recursos, el velatorio y su señalización digital, la postventa documental, la facturación con el detalle propio del sector y el cumplimiento contable y fiscal. El eje del trabajo es el expediente funerario, una pieza a medida construida sobre el módulo de proyectos de Odoo: a partir del contrato del servicio se genera el expediente, que recoge los datos del difunto, el médico que certifica, el juzgado, el lugar del velatorio y el contacto de facturación, y que despliega de forma automática —mediante plantillas de expediente— el conjunto de eventos y tareas que componen cada tipo de servicio. Sobre ese eje se trabajan la contratación, las tarifas con rango de fechas de aplicación y las plantillas de presupuesto que aceleran la apertura de cada caso.

Una de las piezas más cuidadas es la planificación de eventos y la asignación de recursos. Cada hito del servicio (velatorio, ceremonia, traslado, incineración) se modela como un evento con su tipo, su planificación temporal y los recursos que consume —personal, vehículos de la flota, salas de velatorio y productos—, con registro del histórico de cambios de estado y avisos automáticos ante operaciones sensibles como la eliminación de eventos. Las salas de velatorio se gestionan con un estado de ocupación propio (reservada u ocupada) vinculado a los eventos, de modo que la disponibilidad de cada sala queda reflejada en el sistema en todo momento, y la flota incorpora controles operativos como el seguimiento de la ITV de los vehículos.

El velatorio se complementa con el libro digital de firmas desplegado sobre las pantallas de los tanatorios. El módulo gestiona las pantallas y los libros de condolencias digitales, e integra los monitores LG Signage (familia SM5KE-B) para el encendido y apagado remoto y el lanzamiento de la aplicación de firmas en el propio monitor, con mensajes y fotografías asociados a cada servicio y la posibilidad de imprimir el libro en PDF. A ello se suma la recepción de flores, con el registro e impresión de las coronas y centros recibidos para cada expediente, manteniendo la trazabilidad de lo entregado.

Libros de condolencias digitales y gestión de pantallas de tanatorios

En el ámbito económico, el sistema modela el detalle propio del sector funerario: el nombre del difunto se incorpora a contratos y facturas, las facturas agrupan y resumen las categorías de producto, y se gestiona la lista de vencimientos según las condiciones de pago. Se añade un flujo específico de suplidos reembolsables para los gastos satisfechos por cuenta de la familia (tasas, esquelas, gestiones), asociados al expediente y a su posterior facturación. El cumplimiento contable se refuerza con la gestión de rappels con las aseguradoras, la conciliación por producto, el libro de registro y los informes de diario, junto con validaciones de datos maestros (IBAN y NIF, este último adaptado a contactos extranjeros). Todo ello se complementa con un conjunto de reportes corporativos a medida, un sistema de permisos por rol definido específicamente para los perfiles de Grupo Memorial y un módulo de presupuestación y KPIs (MIS) para el seguimiento de la gestión.

El proyecto se encuentra actualmente activo y en producción, en fase de mantenimiento y evolución continua, con incrementos funcionales periódicos que se incorporan bajo demanda del cliente a medida que evoluciona la operativa del grupo.

Implantación de Odoo v16 para la gestión integral de servicios funerarios de Grupo Memorial: el expediente como eje, planificación de eventos y recursos (personal, flota, salas de velatorio), libro digital de firmas sobre pantallas LG, suplidos y cumplimiento contable-fiscal en un único sistema.

Cliente: Grupo Memorial
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